第一章 总则

第一条 为进一步推动兰州大学校友工作，指导学院（研究院）校友组织开展工作，建立制度化、规范化、专业化学院（研究院）校友工作长效机制，依据国家民政部和教育部相关政策和《兰州大学校友总会章程》，制定本意见。

第二条 学院（研究院）校友组织由各学院（研究院）发起成立，是兰州大学校友总会的二级机构，无需在民政部门进行登记。学院（研究院）校友组织需在兰州大学校友总会报批，不能再发展自身的次级组织。

第三条 学院（研究院）校友组织按照《兰州大学校友总会章程》开展活动，接受兰州大学校友总会的领导。

第四条 学院（研究院）校友组织接受学院（研究院）的指导和管理。各学院（研究院）在某一区域的校友组织是所在地区兰州大学校友组织的分会，接受当地校友组织的领导，同时接受该学院（研究院）校友组织的指导。

如，兰州大学校友总会经济学院校友分会接受兰州大学经济学院的指导和管理。兰州大学北京校友会经济分会接受北京校友会的领导，同时接受兰州大学校友总会经济学院校友分会的指导。

　　第二章 组织和工作

第五条 学院（研究院）校友组织名称统一命名为兰州大学校友总会××学院（研究院）校友分会。

学院（研究院）校友组织会旗、会标等标识应符合兰州大学关于视觉形象识别系统的有关管理规定。

第六条  学院（研究院）校友组织建立程序

1.开展筹备工作

由各学院（研究院）提出筹建校友会的申请，收集学院有办学历史记录以来的校友信息，酝酿学院（研究院）校友组织筹备小组人员名单。各学院（研究院）应通过毕业班级联络员、组建微信群、秩年返校等方式完善本学院（研究院）校友信息数据，为本单位校友会的建立奠定基础。

2.成立筹备工作小组

各学院（研究院）由院长或书记牵头成立学院（研究院）校友组织筹备工作组，初步确定筹备工作小组机构成员人选。

3.召开筹备工作小组会议

召开筹备工作小组会议，结合校友履历、自身条件等确定发起人，并填写《兰州大学校友总会××学院（研究院）校友分会发起人资质函》，同时进一步收集整理校友名单，设计学院（研究院）校友组织的会旗、会标等标识，提出学院（研究院）校友组织理事会名单，含校友会负责人人选，包括会长、副会长、秘书长、副秘书长等，建议学院（研究院）校友工作负责人和联系人进入负责人人选名单。初步确定召开校友会成立大会的时间。

4.报批

拟成立的学院（研究院）校友组织，应在成立前向校友总会办公室申请报批，待学校正式批复后方可成立。报批材料包括《关于兰州大学校友总会XX学院校友分会申请报批的函》《发起人资质函》《兰州大学校友组织报批登记表》等材料。各学院（研究院）在校友服务系统中激活的校友信息视为会员信息。

5.召开成立大会

召开学院（研究院）校友组织成员参加的成立大会，通过校友会组织机构成员名单。各学院（研究院）可在校友集中的区域成立学院（研究院）校友组织，秘书处建议设在学院（研究院）。成立大会应邀请兰州大学及兰州大学校友总会参会指导。有关成立大会召开的时间、出席嘉宾、议程及宣传材料等，应与兰州大学及兰州大学校友总会充分沟通确认后方可发布。

6.整理归档

成立过程材料和活动宣传材料可供《读者?兰大人》、“兰州大学校友网”、“兰州大学校友总会”微信公众号等渠道发布。

第七条 学院（研究院）校友组织应参照兰州大学校友总会数据库格式建立会员数据库，尽量保证会员信息的完整和准确。

学院（研究院）校友组织应定期整理校友信息，完成校友服务系统校友数据的更新。积极动员校友登录校友服务系统，激活校友信息，校友可通过校友服务系统办理校友卡。

第八条 学院（研究院）校友组织理事会实行任期制，每届不超过五年，一般连任不超过两届。

第九条 学院（研究院）校友组织应规范民主议事、民主决策的范围、程序和方法。涉及校友会自身人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序。

进行改选换届须有符合法定人数的会员（代表）出席方能召开，不得以通讯方式召开。

会员（代表）大会民主决议事项，应以投票方式进行表决。

第十条 学院（研究院）校友组织领导机构应该定期向全体会员公布工作报告和财务报告，重大事项应该向全体会员公告。

第十一条 学院（研究院）校友组织领导机构换届建议邀请兰州大学校友总会领导参会指导。

第十二条 学院（研究院）校友组织应定期开展活动，每年至少举办一次面向全体会员的活动。

第十三条 已经报批的学院（研究院）校友组织使用兰州大学标识准备活动物料时，应符合《兰州大学标识使用管理办法》的相关规定。

第十四条 学院（研究院）校友组织秘书处承担联络沟通职责。应指派1人为日常联络员，报兰州大学校友总会办公室备案。

第十五条 学院（研究院）校友组织可以通过网站、刊物、微博、微信、APP移动终端应用等途径提升服务质量，提高工作效率，扩大组织影响。

第十六条 兰州大学校友总会办公室可以为学院（研究院）校友组织活动提供学校领导出席请示、活动前期宣传、后续报道等支持。

第十七条 鼓励学院（研究院）校友组织积极承办学校各类校友活动，如校友论坛、校友联谊活动等；鼓励学院（研究院）校友组织之间联合举办相关校友活动。

第十八条 学院（研究院）校友组织应积极配合和支持学校和学院（研究院）的招生、就业创业、继续教育、对口支援和扶贫、校地合作、筹款等具体工作。

第十九条 学院（研究院）校友组织应建立活动档案，保留文字和图片资料；决议类会议纪要或表决记录应该有不少于3名参会人员签名。

　　第三章 报批和表彰

第二十条 通常情况下，学院（研究院）校友组织成立、领导机构变更、变更日常联络员、组织终止等重要事项发生时，应及时向兰州大学校友总会办公室报批。

第二十一条 根据各校友组织的工作开展情况，适时对工作成绩突出的报批校友组织及个人进行表彰。

　　第四章 附则

第二十二条 本指导意见公布即日起生效。

第二十三条 本办法由兰州大学校友总会办公室负责解释。

来源：兰州大学校友网